Saako työnantaja lukea työntekijän sähköposteja?

18.2.2018 // Ajankohtaista, työ

Työnantajan oikeus lukea työntekijän sähköposteja sekä sähköpostin käyttöön liittyy paljon juridisia kysymyksiä, jotka tulee ottaa huomioon työsuhteen aikana sekä sen päättyessä. Sähköpostista on tullut työelämän tärkeimpiä viestintävälineitä ja yhä useampien työtehtävien suorittaminen ilman sähköpostia on käytännössä mahdotonta. Sähköpostin käyttöön liittyvät vastuut ja velvollisuudet tulisikin käydä läpi työntekijän kanssa jo työsuhteen alussa.

Mitä laki sanoo työntekijän sähköpostiviestien lukemisesta?

Mikäli työnantaja on antanut luvan sähköpostin käyttämiseen myös yksityiseen viestintään, tulevat myös työnantajan palvelimelta lähetetyt viestit yksityisen viestinnän suojan piiriin. Yhtä lailla myös työasioihin liittyvät sähköpostit ovat luottamuksellisen viestinnän suojan piirissä. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä on säädetty työnantajan oikeudesta hakea ja avata työntekijän sähköposteja. Työnantajalle on asetettu huolellisuusvelvoite, jonka täyttäminen on lähtökohtainen edellytys työnantajalle tarkoitettujen viestien hakemiselle ja avaamiselle.

Huolellisuusvelvoite edellyttää, että työnantaja on riittävällä tavalla järjestänyt työntekijälle kuuluvien viestien suojaamisen ja tässä tarkoituksessa huolehtinut, että:

– työntekijällä on mahdollisuus lisätä sähköpostiinsa ns. poissaoloviestin, jossa on ilmoitettu se henkilö, kuka hoitaa poissaolon aikana työntekijän tehtäviä
– työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai työnantajan hyväksymään osoitteeseen
– työntekijän suostumuksella toinen henkilö voi lukea viestit ja varmistua siitä, että kyseiset viestit on tarkoitettu työnantajalle

Työntekijän sähköpostien lukeminen työntekijän poissaolon aikana

Työntekijän poissaolon aikana työnantaja voi hakea työnantajalle kuuluvia sähköisiä viestejä, jos työnantajan on välttämätöntä saada tätä tietoa toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai muutoin toimintojensa turvaamiseksi. Tällöin viestejä voidaan hakea ja tarvittaessa myös avata lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella, jos:

– on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu
– työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti ja muun järjestelmän avulla ei ole mahdollista selvittää työtehtävien käsittelyvaiheita
– työntekijä on estynyt hoitamasta työtehtäviään ja viestejä ei voida saada käyttöön, vaikka työnantaja on toiminut huolellisuusvelvoitteensa mukaisesti
– asia on kiireellinen ja työntekijän suostumusta ei saada kohtuullisessa ajassa

Viestien hakeminen ja avaaminen tulee tehdä tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuudet omaavan henkilön avulla. Mikäli viestejä päädytään avaamaan, esimerkiksi siitä syystä, että otsikon perusteella kyse on selvästi kiireisestä työasiasta, tulee avaamisessa olla läsnä myös toisen henkilön. Viestien hakeminen ja avaaminen on dokumentoitava selvitykseen, josta ilmenee avaaminen, peruste, ajankohta ja paikallaolijat. Työntekijän on saatava selvitys käyttöönsä ilman aiheetonta viivästystä. Sähköpostiviestien hakemiseen ja mahdolliseen avaamiseen osallistuneet henkilöt ovat velvollisia pitämään saamansa tiedot salassa sivullisilta. VisionLaw:n asiantuntijat auttavat niin yrityksiä kuin yksityishenkilöitäkin kaikissa työoikeudellisissa asioissa.