Yrityksen asiakirjat ja sopimukset
13.10.2020 // Ajankohtaista, Yritys
Sopimukset ja asiakirjat-pakollinen paha vai jotain ihan muuta? Yrityksen toiminnan kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen asiakirjat ja sopimukset ovat ajan tasalla. Tietyt asiakirjat tulee suoraan lain nojalla olla kunnossa. Osa asiakirjoista ja sopimuksista taas on sellaisia, jotka on hyvä olla tehtynä ajatellen esimerkiksi yrityksen sidosryhmiä, työntekijöitä, omistajia tai yrittäjän perheenjäseniä. Yrityksen asiakirjat ja sopimukset voidaan jaotella lakisääteisiin ja vapaaehtoisiin, hyödyllisiin sopimuksiin.
Yrityksen lakisääteiset asiakirjat
Yrityksen lakisääteiset sopimukset vaihtelevat yritysmuodon, yrityksen toimialan sekä yrityksen koon mukaan. Jo alle 10 työntekijän yrityksissä tulee olla laadittuna osakeluettelo, osakasluettelo, työterveyshuollon toimintasuunnitelma, henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Suuremmissa yrityksissä tulee olla mm. tasa-arvosuunnitelma. Lähes jokaisella yrityksellä on käytössään henkilötietoja, kuten rekisterit työntekijöistä tai asiakkaista mutta myös esimerkiksi markkinointirekisterit. Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste (GDPR) kuuluu tärkeisiin lakisääteisiin asiakirjoihin.
10 työntekijän yrityksissä tulee olla valittuna työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut ja niitä koskee myös henkilöstörahastolaki. Suuremmissa yrityksissä tulee olla myös tasa-arvosuunnitelma. Vähintään 20 työntekijän työpaikoilla tulee perustaa työsuojelutoimikunta. Työsuojelutoimikunta käsittelee työsuojeluun liittyviä asioita ilman päätösvaltaa, ja sen tehtävänä on työturvallisuuden ja terveyden edistäminen työpaikalla. Lista käsiteltävistä asioista on työsuojelun valvontalaissa.
Yrityksen hyödylliset asiakirjat ja sopimukset
Yritykselle on tärkeää laatia kaikista keskeisistä liiketoimintaan liittyvistä asioista tarvittavat sopimukset mahdollisimman hyvissä ajoin. Yrityksen tärkeät sopimukset voivat liittyä yhtiökumppaniin, sijoittajaan, uuden työntekijän palkkaamiseen, tavarantoimittajaan, palvelun tarjoamiseen tai -tarjoajaan.
Suositeltavia sopimuksia kaikille ovat ainakin osakassopimus ja avainhenkilöiden sopimukset. Liiketoiminnan ja toimialan mukaan tarpeellisia sopimuksia voivat olla salassapitosopimus, kilpailukieltosopimus, toimeksiantosopimus, jakelusopimus, alihankintasopimus, agenttisopimus, lisenssisopimus.
Yrittäjän omat sopimukset
Yrittäjä ei aina huomaa ajatella, miten omistajan omat asiat on järjestetty esimerkiksi avioeron, sairauden tai kuoleman varalta. Avioehtosopimuksen voi tehdä avioeron tai kuoleman varalle. Avioehtosopimus voidaan laatia esimerkiksi niin, että ainoastaan yritystoiminta suljetaan avio-oikeuden ulkopuolelle.
Oletko miettinyt, kuka hoitaa omat ja yrityksen asiat, jos tulet kykenemättömäksi huolehtimaan niistä itse? Edunvalvontavaltakirjaa ei turhaan mainita yrittäjän tärkeimmäksi henkilökohtaiseksi asiakirjaksi.
Yrittäjän kannattaa varautua kuolemaan myös testamentilla. Näin voidaan suunnitella etukäteen myös yritystoiminnan jatkoa. Jos yrittäjällä on alaikäisiä lapsia, korostuu testamentin tärkeys yrittäjälle, sillä alaikäinen ei voi olla mukana yritystoiminnassa.
Varaudu ajoissa muutoksiin ja yllättäviin tilanteisiin
Ennakointi on viisasta ja erityisen tärkeää se on yrittäjälle. Liian usein yrityksen asiakirjat ja sopimukset otetaan mietintään vasta, kun jokin yllättävä asia on jo tapahtunut. Asiakirjojen ja sopimusten laatiminen ja päivittäminen on yrittäjälle yhtä tärkeää, kuin vakuutusten ottaminen.
VisionLaw asianajotoimisto auttaa ja neuvoo yrityksiä kaikissa sopimusasioissa. Yrittäjän tärkeät sopimukset on helppo kartoittaa tarvekartoituksella eli yrityksen terveystarkastuksella, jonka pääsee tekemään täältä.
VisionLaw:lla on myös tuote nimeltä Lakipakki, jonka hankkimalla huolehdimme siitä, että kaikki yrityksen asiakirjat ja sopimukset ovat ajan tasalla ja yrittäjä saa mielenrauhan. Lakipakin voi ostaa edullisesti Lakikaupasta, joka on lakipalveluiden verkkokauppa