Sopimukset ja asiakirjat – pakollinen paha vai jotain ihan muuta? Yrityksen toiminnan kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että asiakirjat ja sopimukset ovat ajan tasalla. Tietyt asiakirjat tulee suoraan lain nojalla olla kunnossa. Osa on sellaisia, jotka on hyvä olla tehtynä ajatellen yrityksen sidosryhmiä, työntekijöitä, omistajia tai yrittäjän perheenjäseniä. Asiakirjat voidaan jaotella lakisääteisiin sekä vapaaehtoisiin, hyödyllisiin sopimuksiin.
Yrityksen lakisääteiset asiakirjat
Lakisääteiset asiakirjat vaihtelevat yritysmuodon, toimialan ja yrityksen koon mukaan. Jo alle kymmenen työntekijän yrityksissä tulee olla laadittuna muun muassa osake- ja osakasluettelo, työterveyshuollon toimintasuunnitelma sekä henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Lähes jokainen yritys käsittelee henkilötietoja, kuten työntekijä-, asiakas- ja markkinointirekistereitä, joten EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste (GDPR) kuuluu tärkeisiin lakisääteisiin asiakirjoihin.
Vähintään kymmenen työntekijän yrityksissä tulee olla valittuna työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut. Suuremmissa yrityksissä tulee olla myös tasa-arvosuunnitelma. Vähintään 20 työntekijän työpaikoilla perustetaan työsuojelutoimikunta, joka käsittelee työsuojeluun liittyviä asioita ilman päätösvaltaa ja edistää työturvallisuutta ja terveyttä työpaikalla.
Yrityksen hyödylliset sopimukset
Yritykselle on tärkeää laatia kaikista keskeisistä liiketoimintaan liittyvistä asioista tarvittavat sopimukset mahdollisimman hyvissä ajoin. Tärkeät sopimukset voivat liittyä yhtiökumppaniin, sijoittajaan, uuden työntekijän palkkaamiseen, tavarantoimittajaan tai palvelun tarjoamiseen.
- Osakassopimus ja avainhenkilöiden sopimukset
- Salassapito- ja kilpailukieltosopimukset
- Toimeksianto-, jakelu- ja alihankintasopimukset
- Agentti- ja lisenssisopimukset
Yrittäjän omat sopimukset
Yrittäjä ei aina tule ajatelleeksi, miten omistajan henkilökohtaiset asiat on järjestetty esimerkiksi avioeron, sairauden tai kuoleman varalta. Avioehtosopimus voidaan laatia esimerkiksi niin, että ainoastaan yritystoiminta suljetaan avio-oikeuden ulkopuolelle.
Oletko miettinyt, kuka hoitaa omat ja yrityksen asiat, jos tulet kykenemättömäksi huolehtimaan niistä itse? Edunvalvontavaltakirjaa ei turhaan mainita yrittäjän tärkeimpänä henkilökohtaisena asiakirjana. Kuolemaan kannattaa varautua myös testamentilla, jolla voidaan suunnitella etukäteen yritystoiminnan jatkoa. Jos yrittäjällä on alaikäisiä lapsia, testamentin merkitys korostuu, sillä alaikäinen ei voi olla mukana yritystoiminnassa.
Varaudu ajoissa muutoksiin
Ennakointi on viisasta ja erityisen tärkeää yrittäjälle. Liian usein asiakirjat otetaan mietintään vasta, kun jokin yllättävä asia on jo tapahtunut. Asiakirjojen ja sopimusten laatiminen ja päivittäminen on yrittäjälle yhtä tärkeää kuin vakuutusten ottaminen.
VisionLaw auttaa ja neuvoo yrityksiä kaikissa sopimusasioissa. Tarvittavat sopimukset on helppo tunnistaa maksuttomalla riskikartoituksella, jonka voit tehdä verkossa muutamassa minuutissa.
Artikkeli on yleisluontoinen kuvaus aiheesta eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista neuvontaa.
Aiheeseen liittyvä palvelu: Yhtiöoikeus ja sopimukset